חתימה אלקטרונית

Document One הינה מערכת מתקדמת לחתימה אלקטרונית מאושרת על חשבוניות ספק אינטגרטיבית בתוך סביבת ה – SAP Business One

המערכת תומכת ב‏שינויים‏ בהוראות‏ ניהול‏ ספרים ‏– סריקת ‏מסמכים‏ וארכיב‏ דיגיטלי כפי שפורסמו על ידי רשות המיסים בחוזר מס ‏הכנסה‏ 9/2013.

לצפייה בחוזר לחצו כאן

עיקרי ההוראה

• המסמכים אותם ניתן לסרוק מסמכים שהתקבלו מספקים ולא מסמכים שהינם תיעוד פנים ידני לרבות קבלות, תעודות משלוח, חשבוניות, חשבוניות מס, הודעות זיכוי והזמנות.
• ביצוע הליך הסריקה תהליך הסריקה יכול להתבצע על ידי הנישום בעצמו ולא מחייב “סורק חיצוני” ובתנאי שהסריקה תעמוד במספר תנאים אשר יאפשרו חשיפה של זיוף המסמכים.
• תנאים‏ לכך ‏שהמסמך ‏ייחשב ‏למסמך ‏סרוק המסמך הסרוק חייב להירשם במערכת החשבונות של הנישום. המסמך עבר תהליך של סריקה ממוחשבת הקובץ הסרוק נחתם בחתימה דיגיטלית אלקטרונית מאושרת של הנישום או מי מטעמו, כאישור לכך שמסמך המקור נסרק בשלמותו (אישור ראשוני) אדם נוסף בדק שמסמך המקור זהה לקובץ המחשב שנסרק וחתם בחתימתו האלקטרונית המאושרת (אישור נוסף)

תהליך העבודה במערכת ה – SAP Business One

1. המשתמש מקליד את תעודת הרכש בסאפ ומאשר אותה ולאחר סורק את מסמך החשבונית מקור.
2. המערכת מבצעת את החתימה הראשונה באופן אוטומטי לחלוטין ומצמידה את המסמך לתעודת הרכש בסאפ.
3. אחת לתקופה מסוימת לבחירת הלקוח, המשתמש מקבל מסך שבו מרוכזים כל המסמכים שנסרקו למערכת ועברו את השלב הקודם ומאשר אותם.(ניתן לבצע אוטומטית)
4. המערכת מבצעת את החתימה השנייה.