ERP (Enterprise Resource Planning System) זו מערכת לתכנון משאבי ארגון, אשר תפקידה הוא לבצע עיבוד נתונים מנהלי, כלומר לנהל את כל צרכי עיבוד הנתונים של הארגון בתחומים שונים, לרבות כספים, שיווק, תפעול, לוגיסטיקה, ייצור, משאבי אנוש, שירות ואחרים. ובמילים פשוטות – זו מערכת משולבת לניהול העסק, אשר מספקת מענה כלל ארגוני וניתן להתחבר אליה מכל מקום ובכל זמן ולייעל את כל התהליכים של המחלקות השונות.
מערכת זו שונה ממערכות אחרות בכך שהיא מרכזת את כל המידע של הארגון תחת אותה קורת גג, מה שמאפשר גישה אל כל המידע, כמו גם שיתוף שלו, מממשק אחיד. מה גם שהיא מותאמת למחלקות שונות של הארגון ומנוהלת באמצעות הטכנולוגיות המתקדמות ביותר שיש כיום, כמו למשל ענן, בינה מלאכותית ועוד, כדי לספק יעילות גבוהה, אוטומציה ברמה טובה ותובנות חשובות.
יחד עם זאת, כמו כל מערכת, גם לה יש יתרונות וחסרונות שכדאי לבחון.
היתרונות של מערכת ERP
מערכת ERP מציעה כמה יתרונות עיקריים ובולטים:
- פרודוקטיביות גבוהה – מבצעת אופטימיזציה עבור מגוון תהליכי ליבה של העסק, כך שכל אדם בארגון יוכל למקסם את העשייה שלו בפחות משאבים.
- ראייה מערכתית רחבה – באמצעות מערכת החולשת על כל התחומים בעסק, ניתן לקבל זווית ראייה רחבה יותר ותשובות לשאלות ממקור מידע יחיד.
- פחות סיכונים – כאשר ניתן לערוך בקרה על המערכות השונות, ולוודא שכל ההתנהלות תואמת לרגולציות, הסיכונים פוחתים.
- שיפור ביצועים – המעקב והגישה לנתונים מאפשר לקבל תובנות, לשתף תוצאות ולשפר את הביצועים בזמן אמת.
- יצירת הזדמנויות – בזכות הגמישות של המערכת והגישה לנתונים בזמן אמת, אפשר לזהות מהר יותר הזדמנויות שצצות ולפעול בהתאם.
- התנהלות יעילה בעבודה – העובדה שכל הארגון חולק בסיס נתונים אחד, מפשטת את מערכות המידע של העסק ומציעה לכולם נוחות מקסימלית והתנהלות יעילה יותר.
- שליטה מלאה – כל הנתונים של כל העובדים, המחלקות, הלקוחות והמוצרים מרוכזים במקום אחד מה שמעניק יותר שליטה על ההליכים והמידע בכל הארגון.
- התאמה אישית – ניתן להתאים את הגדרות המערכת ולתת גישה שונה לבעלי תפקידים שונים. מה גם שהמערכת מעודדת שיתופי פעולה בין המחלקות והעובדים.
- גישה מהירה לנתונים – כאשר כל העסק מחובר למערכת אחת, הגישה לנתונים ולמידע של העסק מהירה יותר, וניתן לשפר את השירות ללקוחות.
- פחות הוצאות – המערכת משפרת את היעילות, מייעלת תהליכים ומשפרת את הביצועים. בנוסף כולם משתמשים בכלי עבודה אחד. כל זאת ועוד מובילים לחיסכון.
- התאמה לסוגים שונים של עסקים – ישנם המון תעשיות ועסקים שמשתמשים במערכת ERP, לרבות עסקים בתחום הרכב, ההפצה, סיטונאות, קמעונאות, יבוא ועוד שלל עסקים קטנים, גדולים ובינוניים.
החסרונות של מערכת ERP
כדי להחליט אם זהו הפתרון הטוב ביותר עבור העסק שלכם, עליכם לקחת בחשבון גם את החסרונות:
- זמן הטעמה של המערכת – מדובר במערכת נרחבת אשר תשמש את כל הארגון, לכן יש להטמיע אותה באמצעות חברה חיצונית, ולוודא שהיא מתאימה לצרכי הארגון באופן ספציפי. כמו כן יש לבצע הדרכות לעובדים כדי שילמדו להשתמש בה בצורה יעילה, כל אלו עשויים לדרוש זמן והשקעה, וזמן הסתגלות ראשוני.
- מערכת מורכבת – מטבע הדברים הפעלתה ותפעולה של מערכת אשר חולשת על כל ההיבטים של ניהול העסק, מהפיננסים, דרך המלאי ועד ניהול הלקוחות, עשויה להיות מורכבת בשלבים הראשונים. לכן יהיה על כל העובדים בעסק ללמוד אותה ולהכיר את כל הכלים שמציעה כדי להשתמש בהם נכון.
- השקעה כספית – המערכת מתפקדת כליבו של הארגון, על כל הנתונים והמידע שלו. סביר להניח שתידרש השקעה ראשונית גדולה. יחד עם זאת, תמיד מומלץ לראות בהחלטות שמשדרגות את הפעילות העסקית כהשקעה, במיוחד כאשר מדובר בהשקעה שצפויה להחזיר את עצמה כשבוחנים אותה לטווח רחב.
לסיכום,
לא בכדי מערכות ERP הפכו לכל כך פופולריות ומבוקשות, והן משחקות תפקיד מפתח בארגונים, עסקים ומגוון תעשיות בארץ. מכיוון שניתן לפרוס אותן בדרכים שונות, הן נמצאות בעסקים בכל סדר גודל, כשהן פועלות לסנכרן את כל המידע בכל המחלקות, ומאפשרות אינטראקציה מלאה בין העובדים בעת ביצוע תהליכים שונים, מה שמוביל להתייעלות ושיפור מדהים של הביצועים.
לכן, אם אתם מחפשים לאחד בין כל המערכות השונות לכדי מערכת אחת עבור כלל הארגון – כדאי לבדוק את מערכת ה-ERP שלנו!
